CHPI zorgt voor een sluitend kader van rollen en verantwoordelijkheden binnen het project en de organisatie. U als opdrachtgever bent het directe aanspreekpunt voor ons. U geeft de sturing die voor ons van belang is om te opereren. Zo kunnen wij toetsen of de verwachtingen waar worden gemaakt. Wij richten een projectteam in voor de uitvoering. U wordt uiteraard als eerste goed op de hoogte behouden van de voortgang van het project.

Het succes van het verloop van het project – en de resultaten ervan! – wordt voor een groot deel bepaald door communicatie. Kent iedereen het belang? Staan de neuzen dezelfde kant op? Weet iedereen wat hij moet weten? Minstens zo belangrijk: hoe worden zaken op de werkvloer, door andere stakeholders ervaren?

Goede communicatie zorgt voor het verbinden van de partijen en individuen zodat een hecht team ontstaat. Daarom geven wij vanaf het allereerste moment veel aandacht aan communicatie. We luisteren goed naar wat er leeft en koppelen dat terug. We gebruiken alle mogelijke middelen – online, offline, meetings, print, etc. – om iedereen goed te informeren.

Kwaliteitsbeheersing is een doorlopend proces binnen het project. De kwaliteitseisen en de marges worden bij de start van een project opgesteld. Deze eisen zijn helder en meetbaar opgesteld, ook wel SMART genoemd. Die kwaliteit bepalen we aan de hand van analyses en testen die het projectresultaat in beeld brengen, continu met het doel voor ogen. Er kunnen gedurende het proces altijd zaken wijzigen die van invloed zijn op het doel dat we willen bereiken. De testen maken ons duidelijk of er bijsturing nodig is in traject, tijd of fases om dat doel, die punt op de horizon te bereiken.

Van u, opdrachtgever, hoort CHPI graag wat de eisen zijn. Waar nodig denken wij mee in het opstellen van de eisen en doelen. Waaraan moet het project voldoen? Wat zijn de kaders waarbinnen het veranderingsproces zich moet afspelen? Welke doelen moeten worden gerealiseerd?

In een of meerdere gesprekken maakt u ons dat duidelijk. Veelal zijn eisen en doelen te herleiden van de bedrijfsstrategie en de kansen en bedreigingen van de markt. Wij verwoorden uw eisen en doelen in een projectplan.

Aan het begin van het project stellen we een projectteam samen die voor de uitvoering van het projectplan zorgdraagt. Management, medewerkers en wellicht ook producenten, leveranciers en andere stakeholders zijn naar evenredigheid en naar belang in het project vertegenwoordigd.

Een verandering in een organisatie doorvoeren is teamwerk. In het projectteam zijn alle disciplines die van belang zijn in het project vertegenwoordigd. Een betrokkene niet opnemen in het projectteam omdat ‘hij geen teamspeler is’, is niet te accepteren. Juist ook zij die ‘tegengas’ (durven te) geven, blijken elke keer weer een zeer waardevolle rol bij een procesverandering te spelen.

Een veranderingstraject legt een behoorlijk beslag op mensen en middelen. De inzet van mensen en middelen vindt altijd plaats in goed overleg met het lijnmanagement. U krijgt een overzicht naar prioriteiten, en een overzicht van de inzet van benodigde mensen en middelen om het project tot succes te maken.

Aan het begin van het proces maken wij een analyse van stakeholders. Wie zijn zij, welk belang vertegenwoordigen zij en in welke mate doen zij dat? Dat geeft een duidelijk beeld van de gehele organisatie en het proces dat we doorlopen. Stakeholders worden goed op de hoogte gehouden van de voortgang van het project.

De scope beschrijft de ruimte van het project waarbinnen het projectteam beweegt. CHPI omschrijft deze nauwkeurig, ook wat er buiten de scope valt. Zo wordt voor iedereen duidelijk waarop, op wie en tot welke grenzen het project betrekking heeft. Met het definiëren van de scope worden ook de projectresultaten concreet. Beide nemen we op in het projectplan.

In het projectplan neemt CHPI een omschrijving van de successen op. Het kan voorkomen dat uiteindelijk niet het vooraf gedachte resultaat gehaald wordt, maar het project zoveel nieuwe inzichten biedt dat het wel degelijk een succes is. Het projectplan is een organisch document, dat tijdens het proces regelmatig tegen het licht wordt gehouden en zo nodig aangepast.

Bij de start van het project maakt CHPI een analyse van de risico’s die zich tijdens het verloop van het project kunnen manifesteren. Wij managen deze risico’s uiteraard continu en anticiperen met maatregelen die nodig zijn.

Soms is het projectresultaat vooraf niet duidelijk. Of gaandeweg het proces verandert het en laat het zich niet eenvoudig opnieuw omschrijven. Afhankelijk van de cultuur van het bedrijf of de organisatie, kiest CHPI een methode (brown paper-sessie, brainstormsessie, creatieve sessie) om tot een omschrijving van het gewenste resultaat te komen.

In het projectplan wordt een fasering van het project aangebracht, inclusief een planning. Dat maakt de gehele duur van het project inzichtelijk.

Het beheer van het projectbudget is een taak van CHPI. Mocht er geen businessplan voor zijn, dan nemen wij het budget op in het projectplan. Niet alleen de kosten, ook de baten van het project brengen wij in beeld. Wat levert de verandering u, opdrachtgever, uiteindelijk op? Op welk moment zullen die baten de kosten overstijgen? Hiervoor werkt CHPI nauw samen met de controller van uw bedrijf of organisatie.

Tijdens het verloop van het project kunnen zaken wijzigen. Voortschrijdend inzicht leidt tot andere conclusies, de markt verandert snel, nieuwe maatregelen die uw organisatie treffen worden afgekondigd. Die kunnen invloed hebben op de planning, scope en resultaten van het project. CHPI brengt een en ander goed in beeld opdat u als opdrachtgever goede besluiten kunt nemen.

U wordt uiteraard zeer nauwkeurig op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen binnen het proces en het project. Minimaal een keer per maand ontvangt u een voortgangsrapportage. Daarin blikken we terug op de afgelopen maand, kijken we vooruit naar de komende vier weken en geven we een stand van zaken met betrekking tot de financiën van het project. De rapportage kan altijd aangevuld worden met onderwerpen die u of wij van belang achten erin op te nemen.

Last but certainly not least…. De afsluiting van het project. U, als opdrachtgever, krijgt een project-decharge-document. Daarin verantwoordt CHPI datgene wat en ook hóe bereikt is. Met uw acceptatie ervan is het project formeel afgesloten. Gelukkig kunnen we tijdens een informele bijeenkomst de behaalde resultaten met het gehele team vieren.